Polityka Prywatności i Plików Cookies

§ 1. Administratorzy Danych Osobowych

W zależności od rodzaju świadczonych usług, administratorami danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu internetowego oraz w toku działalności szkoleniowej i terapeutycznej są:

Podmioty te wspólnie dbają o najwyższy standard ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych. W dalszej części dokumentu określane są łącznie lub rozdzielnie jako „Administrator” lub „Administratorzy”.

§ 2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników oraz słuchaczy przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) w następujących celach:

• Realizacja usług edukacyjnych i dostęp do platformy e-learningowej Tutor LMS (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — rejestracja konta słuchacza, udostępnianie materiałów kursowych, testów wiedzy, zaliczeń modułów oraz generowanie certyfikatów ukończenia.
• Wydawanie zaświadczeń i certyfikatów o ukończeniu szkoleń (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy Prawo oświatowe) — realizacja prawnie określonych obowiązków placówki kształcenia ustawicznego w zakresie wydawania zaświadczeń o ukończeniu szkoleń, ewidencjonowania wydanych dokumentów oraz ich weryfikacji kryptograficznej kodem QR.
• Obsługa formularza kontaktowego i zapytań ofertowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora) — obsługa korespondencji ze słuchaczami, placówkami oświatowymi oraz doradztwo w doborze programów szkoleniowych.
• Rozliczenia księgowe, podatkowe i fakturowanie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — wystawianie faktur (w tym dla jednostek oświatowych ze zwolnieniem z VAT) oraz archiwizacja dokumentacji finansowej.
• Wsparcie w pozyskiwaniu dofinansowań BUR / KFS (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO) — przygotowywanie konspektów, kart usług i dokumentacji wnioskowej dla Urzędów Pracy i Operatorów Regionalnych na życzenie słuchacza lub pracodawcy.
• Komunikacja marketingowa i newsletter (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — wyłącznie w przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody na otrzymywanie informacji o nowych programach, publikacjach naukowych i webinarach. Zgoda może zostać wycofana w każdym momencie.

§ 3. Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza następujące kategorie danych w zależności od charakteru relacji:

• Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), temat i treść zapytania.
• Słuchacz kursu / zamówienie: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres do doręczenia certyfikatu i materiałów szkoleniowych, dane do faktury (nazwa placówki/firmy, NIP, adres).
• Certyfikaty i zaświadczenia szkoleniowe: imię, nazwisko, adres e-mail oraz opcjonalnie data i miejsce urodzenia (wyłącznie w przypadku wnioskowania o wystawienie imiennego zaświadczenia lub certyfikatu doskonalenia zawodowego ze standaryzowaną weryfikacją kryptograficzną QR).

§ 4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres uzależniony od celu ich przetwarzania:

• Ewidencja wydanych certyfikatów i dokumentacja przebiegu kształcenia: przez okres wymagany przepisami prawa oświatowego oraz instrukcjami archiwalnymi dla placówek kształcenia ustawicznego.
• Dokumentacja księgowo-podatkowa: przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z usługą.
• Zapytania przez formularz kontaktowy: do czasu zakończenia obsługi sprawy lub do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (maksymalnie 3 lata).
• Subskrypcja newslettera: do momentu rezygnacji (wypisania się) przez użytkownika.

§ 5. Prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Instytut Volare, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych: prawo do uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania: możliwość aktualizacji lub poprawienia nieprawidłowych danych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): usunięcie danych, z wyjątkiem sytuacji, gdy ich dalsze przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym placówki oświatowej (rejestr certyfikatów) lub jest niezbędne do obrony roszczeń.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: wstrzymanie operacji na danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
• Prawo do przenoszenia danych: otrzymanie danych w powszechnie stosowanym formacie odczytu maszynowego.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu: wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
• Prawo wniesienia skargi: do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy prawa.

§ 6. Odbiorcy danych i podmioty współpracujące

Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom wspierającym Administratora w realizacji usług wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych (DPA):

• Dostawcom hostingu, infrastruktury serwerowej i poczty e-mail.
• Operatorom systemów płatności elektronicznych (w celu bezpiecznego opłacenia zamówienia).
• Operatorom pocztowym i firmom kurierskim (Poczta Polska, kurierzy) w celu doręczenia certyfikatów lub materiałów szkoleniowych.
• Biuru rachunkowo-księgowemu i kancelarii prawnej obsługującej placówkę.
• Organom administracji publicznej i nadzoru pedagogicznego (np. ZUS, Urzędy Skarbowe, sądy i uprawnione organy państwowe) wyłącznie na podstawie wyraźnych podstaw ustawowych.

§ 7. Pliki Cookies (Ciasteczka)

Serwis internetowy wykorzystuje pliki cookies (małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika). Stosowane są dwa główne rodzaje cookies:

• Cookies techniczne (niezbędne): umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie strony, w tym utrzymanie sesji zalogowanego słuchacza na platformie Tutor LMS, zapamiętanie zawartości koszyka zakupowego oraz zapewnienie bezpieczeństwa transakcji. Bez tych plików strona nie może działać poprawnie.
• Prywatna analityka bez cookies (Umami Analytics): serwis korzysta z etycznej, bezciasteczkowej analityki Umami (privacy-first). Narzędzie to nie zapisuje na urządzeniu użytkownika żadnych plików cookies, nie gromadzi danych osobowych, nie śledzi użytkowników pomiędzy różnymi domenami i nie profiluje zachowań. W związku z tym serwis nie wymaga instalowania inwazyjnych banerów cookies.

Każdy użytkownik może w dowolnym momencie zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge), w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć już zapisane pliki. Ograniczenie stosowania niezbędnych plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu (np. brak możliwości zalogowania się do kursu).

§ 8. Zmiany polityki prywatności i kontakt

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem https://volare.edu.pl/privacy-policy/.

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych prosimy kierować na adres: kontakt@volare.edu.pl lub korespondencyjnie: Instytut Volare, ul. Przymiarki 4b, 31-764 Kraków (lub na adres gabinetu: ul. Fatimska 41a, 31-831 Kraków).

Data ostatniej aktualizacji: 30 października 2026 r.